Net voor je volgende overleg check je snel je mail. O jee, nog een probleem bij project X. Je belt direct een collega en stapt daarna de meeting in. Met als gevolg dat je half afgeleid start, terwijl jij notabene de voorzitter bent.
Pas na 10 minuten heb je de volledige focus te pakken voor deze meeting. Je had namelijk even tijd nodig om er helemaal in te komen.
Maar het ‘kwaad’ is helaas al geschied: je levert halve aandacht, je krijgt halve aandacht. Niet alleen bij de start, maar als je pech hebt tijdens de hele meeting. Zo reageren zenuwstelsels nu eenmaal onder de oppervlakte op elkaar. Onrust bij de één roept onrust op bij anderen.
De cruciale succesfactor voor een goede meeting is dus: het richten van de volle focus op het doel van de meeting en de interactie in de groep. Dat betekent dat jou als voorzitter iets cruciaals te doen staat. Voorafgaand aan ieder overleg je aandacht vol richten op het komende overleg.
Een directeur die ik coachte deelde onlangs iets verrassends. Sinds hij bewust een moment van rust neemt vóór de volgende meeting, merkt hij niet alleen dat hij zelf meer focus en rust heeft, zijn hele team ‘straalt’ mee. De vergaderingen zijn diepgaander én daadkrachtiger. Teamleden vragen zich verwonderd af: “De meeting loopt zoveel beter… hoe komt dat toch?”
Wat helpt in het ‘snel’ genereren van focus zijn zelf-check-ins. Ik ben fan van de BAL check-in, simpel en doeltreffend.
BAL (iedere stap 1 minuut)
1) Beleving: Stel jezelf de vraag: Wat ervaar ik nu?
2) Adem: Stel jezelf de vraag: Waar merk ik mijn ademhaling op?
3) Lichaam: Waar in mijn lijf ervaar ik meer onrust en waar meer rust?
Sluit deze stap af met je focus op een lichaamsdeel waar je je stabieler, kalmer en meer ontspannen voelt. Ga steeds weer terug naar dit kalmere lichaamsdeel gedurende de meeting.
Helpt dit? Laat het me weten.
