‘Check-ins voor teammeetings, voegt het nou echt iets toe of moet ze vooral zsm afschaffen?’ Een oprechte vraag van een teammanager aan mij die worstelt met het gevoel dat de check-in meer een doel op zichzelf is geworden. In de wandelgangen zingt rond dat mensen er het nut niet van inzien en liever direct overstappen op de agenda. Of liever zo snel mogelijk de vergadering afwerken om vervolgens weer aan het ‘echte’ werk te gaan.
Als ik de teamvergadering van deze manager observeer, dan zie ik mensen zuchten en wegkijken zodra de check-in start. De antwoorden lijken er 1 van de automatische piloot.
Maar nu heb ik ook veel teammeetings mogen observeren zonder gezamenlijke check-in. Teamleden die binnenkomen, hun laptop openklappen, staren naar hun scherm en achteroverleunen tot de voorzitter hen door de vergadering heen loodst. Waarbij een deel van de teamleden pas halverwege de vergadering aanhaakt en een deel helemaal niet.
Of teamleden die binnenkomen, diverse 1-op-1 gesprekjes opstarten over familie, afvallen en wat er in het werk allemaal misloopt (door anderen). Waarna de voorzitter hen met moeite maant tot stilte, om over te gaan op het eerste agendapunt.
Het gesprek met ‘Piet’ deed mij nog eens afvragen: Wat zou een check-in moeten opleveren en hoe kom je tot deze opbrengsten?
Als belangrijkste opbrengsten zie ik:
✅Bewuste transitie naar het richten van de volle aandacht op deze meeting
✅Bevorderen sociale veiligheid (KSF: iedere stem evenveel aan het woord)
✅Motivatie en energie om er samen een succesvolle meeting van te maken
Oftewel, als je check-ins inzet, zorg er dan voor dat ze aan minstens 1 van deze doelen bijdragen. Hiervoor is het van belang om te (mogen) experimenteren en structureel te evalueren. Variëren is van belang omdat de behoeftes in een team vaak uiteenlopen, net zo goed als de talenten.
Tja, ik ga in gedachten alweer los op vormen en mogelijkheden van check-ins. Mijn antwoord is namelijk een volle ja op de vraag of een check-in iets toevoegt aan een vergadering. Ja, als je maar goed nadenkt over de doel en inzet van het middel, samen met je team, niet voor je team.
Ik ben benieuwd naar jouw mening, niet alleen het invullen van deze poll, maar vooral ook je toelichting. Laat je van je horen in de comments?
